Ak vás už nebaví tráviť dni chodením tam a späť e-mailom, zvážte to.
Všetci sme mali e-mailové vlákna, ktoré sa zdajú byť navždy. Spolupracovník žiada o správu. Odpovedáte a pýtate sa, ktorá správa? Stávajú sa konkrétnejšími. Pýtate sa, keď to potrebujú. Chýbanie tam a späť môže byť frustrujúce a ťažko sledovať, ale existujú veci, ktoré môžete urobiť, aby ste sa vyhli dlhej hre e-mailového ping-pongu, hovorí Catherine Mattiske, autorka knihy Vedenie virtuálnych tímov .
„Je to veľmi základný predpoklad ľudí, ktorí sa snažia komunikovať,“ hovorí. „Práve v tom je medzera – v skutočnosti to nemá nič spoločné s e-mailom. E-mail je len prostriedok, ktorým sa táto komunikácia odosiela.“
Stará štúdia od McKinsey & Co. Odhaduje sa, že priemerný pracovník v kancelárii trávi 28 % svojho dňa e-mailom, pričom väčšina ľudí ho necháva otvorený na pozadí. To nás dostáva do fázy hyper-pohotovosti, hovorí Mattiske.
„Keď dostanete e-mail, namiesto toho, aby ste vytvorili trochu priestoru na zváženie odpovede, ľudia jednoducho odpália,“ hovorí. „Prebieha veľa reaktívnej komunikácie. A nakoniec, ping-pong pokračuje, až kým niekto nepovie: ‚Poďme mať stretnutie.‘ Takže teraz je rezervovaná hodinová schôdza, pretože v skutočnosti nebol e-mail v prvom rade jasný.“
Aby ste znížili zbytočnú e-mailovú komunikáciu, Mattiske hovorí, že si musíte uvedomiť, že nie každý preferuje rovnaké komunikačné preferencie ako vy. Niektorí ľudia možno radi rozprávajú o veľkých myšlienkach, zatiaľ čo iní by uprednostňovali zoznamy úloh s odrážkami. Aby bol váš e-mail efektívny, musí byť vyvážený, aby bol zrozumiteľný bez ohľadu na to, kto ho číta, a aby ste z jeho odpovede získali to, čo potrebujete. Pred stlačením tlačidla „odoslať“ sa uistite, že váš e-mail pokrýva tieto tri základy:
Vytvorte spojenie
Po prvé, je dôležité vytvoriť význam a spojenie medzi vami a osobou alebo ľuďmi, ktorí dostávajú e-mail, hovorí Mattiske. Ak napríklad požadujete správu od spolupracovníka, môžete začať tým, že poviete: „Ahoj. Nadväzujem na naše stretnutie z minulého týždňa, kde sme hovorili o správe o rozpočte.'
'Existuje dôvod - prečo vôbec posielam tento e-mail?' hovorí Mattiske. 'Je to krátka veta, ktorá ma s tebou spája.'
Pridajte Podrobnosti
V ďalšej časti vášho e-mailu by mali byť uvedené podrobnosti. Môžete sa napríklad opýtať: „Poslali by ste mi, prosím, správu o rozpočte a zvýraznili X, Y a Z?“
hra o tróny korisť vojny únik
„Podrobnosti sú pre ľudí, ktorí najlepšie komunikujú so zoznamom,“ hovorí Mattiske. „Môžete pridať očíslovanú žiadosť. Ak takto prirodzene nekomunikujete, opýtajte sa sami seba: ‚Čo potrebujem?‘ To je detail, ktorý by ste mali uviesť vo svojom e-maile.“
Dávajte si však pozor, aby ste svoj e-mail nepreťažili podrobnosťami, hovorí Mattiske. „Ľudia si povzdychnú, keď dostanú „tapetové“ e-maily,“ hovorí. „Komunikujte krátko, stručne a k veci.“
A ak vaša správa vyžaduje dlhý príbeh alebo veľké množstvo informácií, zavolajte, pošlite video správu alebo si naplánujte stretnutie.
Dokončite konštruktom
Nakoniec dajte danej osobe vedieť, ako chcete, aby urobila čokoľvek, čo požadujete. Napríklad: „Môžete mi poslať správu v súbore Excel do štvrtka?“
„Teraz sa niekam dostávame,“ hovorí Mattiske a dodáva, že môžete požiadať aj o vstup danej osoby. Napríklad: „Ak máte nejaké nápady, ako prezentovať jeho správu na najbližšom zasadnutí správnej rady, rád by som sa o tom dozvedel.“
Keď si nájdete čas na odoslanie vyváženého e-mailu, eliminujete riziko, že budete potrebovať spätnú komunikáciu a ujasníte si svoju otázku. „S väčšou pravdepodobnosťou dostanete to, čo chcete, keď to potrebujete,“ hovorí Mattiske. „Písanie vám môže trvať päť minút, keď ste reaktívny e-mail mohli spustiť za 30 sekúnd. Ale ak spočítate všetky tie 30-sekundové e-mailové ping-pongy, mohli by pridať až 15 minút. Na začiatku choď pomaly, aby si na konci šiel rýchlo.'
google mapy nájsť pozdĺž trasy
V ideálnom prípade by manažéri mali prevziať vedenie efektívnej komunikácie, modelovať dobrú štruktúru e-mailov, hovorí Mattiske.
„S e-mailom je to tak, že stratilo zameranie,“ hovorí. „Stalo sa to reaktívnou formou komunikácie. Nikdy by sme si nesadli a neposlali niekomu list ako e-mail. Namiesto toho, aby ste sa pozerali na doručenú poštu a mali pocit, že prichádza cunami vecí, opýtajte sa sami seba: „Ten e-mail je o vytváraní priestoru a zameraní, alebo som zachytený v reakcii?“ Skôr než stlačíte odoslať, vráťte sa späť a pridajte všetky kúsky, ktoré pomôžu čitateľovi.“
