Takto môžete odložiť v Gmaile – a prečo by ste mali

Deb Tennen zo Zapier hovorí, že dôvody na odloženie e-mailu sú veľmi odlišné od dôvodov na odloženie budíka.

  Takto môžete odložiť v Gmaile – a prečo by ste mali
[Zdrojová fotografia: Monstera /Pexels]

Mám takmer konštantnú nulu doručenej pošty. Čiastočne je to preto, že som v tom dobrý a (a to som skromný). Je to však aj preto, že používam funkciu odloženia v Gmaile, aby som e-maily na neskoršie nesledoval z dohľadu a mysle.

Čo je odloženie v Gmaile?

Keď v Gmaile odložíte, správu dočasne archivujete a poviete Gmailu, aby ju v určitom čase vrátil späť do vašej doručenej pošty. Rovnako ako keď odložíte budík, nechá vás na určitý čas na pokoji a potom sa znova vráti, aby vás znova upozornil.

Vo väčšine moderných verzií môžete odložiť e-maily , ale v Gmaile to urobíte takto:



  1. V doručenej pošte umiestnite kurzor myši na pravú stranu e-mailu, ktorý chcete odložiť, a kliknite na ikonu hodín, ktorá sa zobrazí. (Ak si už prezeráte e-mail, nad predmetom bude ikona hodín.)

  2. Vyberte jeden z prednastavených dní a časov alebo kliknite Vyberte dátum a čas na výber inej možnosti.

  3. Ak vyberáte inú možnosť, nastavte deň a čas a kliknite Uložiť.

E-mail zmizne (v skutočnosti ide do priečinka s názvom Odložené) a potom sa znova objaví vo vašej doručenej pošte v ktorýkoľvek deň a čas, ktorý si vyberiete, ako keby to bola nová prijatá správa.

(Poznámka: V mobilnej aplikácii budete musieť najprv vybrať e-mail v doručenej pošte, potom kliknúť na tri bodky v pravom hornom rohu a potom kliknúť na Odložiť .)

Prečo by ste si mali odkladať e-maily

Dôvody na odloženie e-mailu sú veľmi odlišné od dôvodov na odloženie budíka. Neodkladáte niečo, pretože sa tým nechcete zaoberať – niečo odkladáte, pretože má zmysel robiť to neskôr.

Tu je dôvod, prečo by ste mali odložiť ďalšie správy.

1. Zabraňuje skĺznutiu vecí cez škáry

Nie každý má rád inbox zero – chápem to. (Skutočne tomu nerozumiem. Len sa snažím byť milý.) Ak však nevysvetliteľne necháte všetky svoje e-maily v doručenej pošte, je 100% zaručené, že niečo prekĺzne. Odloženie e-mailov je spôsob, ako zabezpečiť, aby sa tie dôležité nestratili.

Keď e-mail odložíte, správa sa vo vybranom čase znova zobrazí v hornej časti doručenej pošty. Vedľa nej dokonca obsahuje nejaký ďalší text, ktorý vám pripomenie, že ste ju odložili.

Takže aj keď máte v priečinku doručenej pošty desiatky alebo (horor!) stovky e-mailov, správa bude nepochovaná.

2. Pomáha vám riešiť úlohy v správnom čase

Ak ty z možnosti odloženia sa stane určitý druh pripomienky. Namiesto toho, aby úloha sedela a čakala na vás zakaždým, keď sa pozriete do doručenej pošty, zobrazí sa iba vtedy, keď ju potrebujete urobiť.

Príklad: Dostal som e-mail z predškolského zariadenia môjho dieťaťa o množstve formulárov, ktoré som musel vyplniť, ale bol som mimo mesta, keď som ho dostal. E-mail som mohol nechať v doručenej pošte, kým by som sa nevrátil domov (čo by ma nekonečne stresovalo), alebo som si do zoznamu úloh pridal „Urobiť predškolské formuláre“ (čo by znamenalo predĺžiť si zoznam úloh počas dovolenky -nie ďakujem). Namiesto toho som to odložil, aby som sa vrátil o 8:00 v deň, keď som sa vrátil z dovolenky. Hneď ako to vyskočilo, vytlačil som tie formuláre a vyplnil ich.

Je to niečo podobné : vyrážate na konkrétny čas na vykonanie konkrétnej úlohy. Ak chcete urobiť niečo navyše, môžete si toto voľno dokonca zablokovať aj vo svojom kalendári.

3. Funguje ako zoznam úloh so zníženou prioritou

Ak ty ktoré by ste si chceli prečítať ale nie teraz , zvyčajne ho buď necháte v doručenej pošte, aby sa pomaly pochoval, alebo ho presuniete do iného priečinka, kde naň rýchlo zabudnete. Ak ho namiesto toho odložíte na čas, keď viete, že budete mať o niečo väčšiu šírku pásma – alebo keď budete aj tak robiť nejaké doomscrolling – pomôže vám to dosiahnuť.

Navyše, ak magicky dokončíte svoj zoznam úloh na daný deň a hľadáte ďalšie veci, ktoré by ste mohli riešiť, môžete kedykoľvek prejsť do priečinka Odložené a pozrieť si, či je tam niečo, na čo by ste sa teraz mohli pozrieť.

Niekoľko tipov na odloženie e-mailov

Skôr ako začnete odkladať doľava a doprava, majte na pamäti tieto tipy:

sledovať naživo všetkých členov rodiny
  • Ak niekto odpovie na vlákno, zruší sa jeho odloženie. Môže to byť zložité, najmä ak si nepamätáte, že ste správu pôvodne odložili. Napríklad, ak by predškolská škola môjho dieťaťa odpovedala na e-mail ďalšou pripomienkou, keď som bol ešte na dovolenke, skončilo by to späť v mojej doručenej pošte a ja by som si ju musel znova odložiť. Neexistuje žiadny spoľahlivý spôsob, ako sa tomu vyhnúť, ale neodporúčam nič odkladať v aktívnom vlákne.

  • Uistite sa, že neodkladáte, keď by ste mali plánovať. Odloženie je skvelé pre úlohy, ktoré prichádzajú ako e-maily. Ale ak všetko, čo robíte, je odkladanie odpovedí na správu, skúste to namiesto toho.

  • Ak niečo odložíte viac ako trikrát, pokračujte. Ak ste tento bulletin odložili tri týždne po sebe, pravdepodobne je čas priznať, že ho nebudete čítať. Pokračujte a odstráňte to. Alebo, ak je to niečo, čo skutočne potrebujete urobiť, zrušte odloženie a nechajte ho, aby vám hľadel do tváre pri každej kontrole e-mailu.

Skúste tento týždeň odložiť niektoré e-maily a uvidíte, aký to bude pocit. Ak to pre vás nefunguje, skúste niečo trochu iné: nastavte rýchlu automatizáciu na odosielanie určitých typov e-mailov do vášho zoznamu úloh alebo kdekoľvek inde.


Toto článok pôvodne sa objavil na Zapierov blog a je vytlačená so súhlasom.