Čo uľahčenie skutočne znamená a prečo je kľúčové pre budúcnosť práce

Byť dobrým sprostredkovateľom nie je to isté, ako vedieť riadiť ľudí alebo viesť schôdzu. Všetko spočíva v porozumení nástrojov a štruktúry, ktoré pomáhajú ľuďom spolupracovať.

Čo uľahčenie skutočne znamená a prečo je kľúčové pre budúcnosť práce

Čo sa vám vybaví, keď sa povie výraz facilitátor? Manažér úloh, ktorý vysáva vzdušný priestor v prednej časti miestnosti? Alebo myšlienky typu, Fuj –Ajaj, ako sa dostanem z účasti na tomto workshope?

Ale správne, facilitácia nie je o nudných prezentáciách. Je to proces, v ktorom sa skupiny ľudí stretnú pri riešení akéhokoľvek problému. Dobrí facilitátori vedia, ako naskočiť, stanoviť cieľ, vytvoriť formát plný interaktívnych príležitostí na diskusiu a viesť skupiny všetkých veľkostí ku konštruktívnym riešeniam. A aby ste sa stali efektívnym sprostredkovateľom, nepotrebujete konkrétne pracovné zaradenie ani určité množstvo skúseností - stačí si vyvinúť súbor zručností, ktoré dodávajú štruktúru a účel inak neukáznenému umeniu spolupráce.

Keďže sa pracoviská stávajú menej hierarchickými a závislejšími od medziľudských riešení problémov, než len od taktického vykonávania, uľahčovanie sa stáva pracovnou zručnosťou, na ktorú sa budete musieť stále viac spoliehať. Tu je to, čo potrebujete vedieť, aby ste ho mohli začať rozvíjať.




Súvisiace: Toto je súbor myšlienok, ktorý budete potrebovať, aby ste v budúcnosti práce prosperovali


Nie je to len pre manažérov

Čo sa zvyčajne stane, keď vy a váš tím stojíte pred veľkou výzvou? Váš manažér zvyčajne zvolá schôdzu a organizátor sa predvolene stane sprostredkovateľom. Aj keď je pravda, že manažéri sú zodpovední za to, aby sa veci diali každý deň, ich pracovné zaradenie z nich automaticky neznamená, že budú skvelé na bezproblémový priebeh týchto diskusií.

Ak chcete produktívnejšie stretnutie, každý musí prijať myšlienku zmeny súčasného stavu - čo znamená vedieť, ako uľahčiť typy náročných rozhovorov, v ktorých sa tímy rozhodujú ako zmeniť. Inými slovami, efektívnym sprostredkovateľom môže byť ktokoľvek. Najprv sa musíte zbaviť známeho hierarchického spôsobu robenia vecí.


Súvisiace: Tajomstvo riešenia problémov s nízkou technikou, ktoré vašej spoločnosti pozerá do očí


Nezdieľajte agendu

Ďalším známym zvykom konvenčných brainstormingov a schôdzí tímov je agenda - ktorá sa zvyčajne rozosiela vopred, aby každý vedel, čo je v zázname. Možno váš šéf dokonca rozdelí snímky PowerPointu, aby rozdelil čas medzi moderátorov vašej skupiny. V skutočnosti sa slidery stali takým univerzálnym očakávaním - predvoleným spôsobom plnenia programu schôdze -, že sa stali barlami.

Takže nielenže by ste sa mali vyhnúť príprave prezentácie v programe PowerPoint pre vašu ďalšiu mozgovú príhodu, mali by ste sa v skutočnosti vyhnúť pokušeniu dokonca zdieľať program vopred. Viem, že to znie ako recept na chaos. Ale odstránením barle s agendou začnete ľudí potiť - a to je dobré. Dáva im vedieť, že schôdza, na ktorej sa chystajú zúčastniť, je o otrasení súčasného stavu a kreatívnejšom myslení, ako by mohli byť zvyknutí.


Súvisiace: Brainstorming nefunguje - Skúste namiesto toho tieto tri alternatívy


Jeden zo spôsobov, ako upokojiť myseľ účastníkov, je zdieľanie cieľov schôdze, ale to nie je to isté ako plne rozvinutá agenda. Dajte účastníkom vedieť, s čím na konci zasadnutia chcete odísť, ale odolajte nutkaniu podeliť sa o čokoľvek iné.

Rozdeľte si čas inak

Teraz sa musíte rozhodnúť, ako tieto ciele dosiahnete v stanovenom časovom období. Facilitátori tu majú veľa možností: Chcete spustiť reláciu ako workshop dizajnového myslenia, aby ste z každého účastníka vyťažili maximum? Ak je to tak, navštívte tento workshop Stanford d.School nazývaný Bootleg za podporu. Alebo chcete uviesť svoje modelové metódy do praxe? Tu sú pár rád od Otto Scharmer z MIT , plus niekoľko podrobností o tom, ako v praxi vyzerá uľahčenie založené na modeli. A ak chcete ešte väčšiu inšpiráciu, pozrite sa táto šikovná taxonómia 10 rôznych prístupov k uľahčovaniu.

Bez ohľadu na to, aký prístup zvolíte, môžete nájsť spôsob, ako organizovať vyhradený čas efektívnejšie než tradičné stretnutia. Tu je jeden príklad: Kedykoľvek jedna osoba plánuje dlho hovoriť so skupinou-aj keď len na päť minút-, skrátte tento čas na polovicu alebo dokonca o tri štvrtiny. Potom požiadajte potenciálneho rečníka, aby napísal svoje hlavné body a podelil sa o výtlačok, a požiadajte účastníkov, aby si ho v tichosti prečítali.

Blázon? Nie naozaj. Efektívni facilitátori vedia, že ľudia dokážu čítať dvakrát rýchlejšie, ako ktokoľvek dokáže rozprávať, a tak namiesto toho, aby venovali množstvo času aktualizáciám alebo prezentáciám, hľadajú spôsoby, ako prenášať informácie efektívnejšie.

Uľahčenie, rozmanitosť a budúcnosť práce

Ako sa diverzifikuje všeobecná populácia, bude sa meniť aj pracovisko budúcnosti a perspektívne spoločnosti už usilovne pracujú na tom, aby svoje rady aktívne diverzifikovali. Ľudia s rôznym pozadím a rôznymi uhlami pohľadu na rovnaký problém spoločne pravdepodobne dosiahnu kreatívne riešenia. Nie je však nevyhnutné, aby to urobili všetko sami, bez sprostredkovateľa, ktorý by veci riadil. Jedným z dôvodov, prečo sa uľahčovanie stáva v budúcnosti ešte dôležitejšou pracovnou schopnosťou, je to, že organizácie budú potrebovať ľudí, ktorí vedia, ako využiť celú túto rozmanitosť myšlienok a produktívne ju nasmerovať.

Niekedy to závisí od vášho prístupu k riešeniu problémov, ktorý môže rozmanitosť riešení buď povzbudiť, alebo odradiť. Pozeráte sa napríklad na problém z 10-ročného nadhľadu alebo sa len pokúšate poraziť svojich bezprostredných konkurentov? Pravdepodobne existuje viac spôsobov, ako vykonať prvé z nich. Rovnako nechávate svoje tímy skúmať každý problém iba raz, alebo vytvárate príležitosti na niekoľko bodnutí pri riešení z rôznych uhlov v priebehu týždňa alebo dokonca mesiaca? Ak rozšírite svoj prístup, zapojíte viac ľudí do hľadania odpovedí.

Menšie skupiny môžu niekedy tiež využiť silu rozmanitosti lepšie, ako môžu veľké skupiny. Facilitátori by mali zvážiť, aby polovicu času danej relácie venovali tomu, aby účastníci pracovali na probléme v skupinách od troch do osem ľudí.

Napokon, rôzne pracovné sily často musia byť schopné hovoriť o problémoch začlenenia a zaujatosti, a to môžu byť náročné rozhovory. To je o to väčší dôvod školiť schopných sprostredkovateľov na všetkých úrovniach vašej spoločnosti. Spolupráca nie je nikdy jednoduchá - a ešte ťažšie je, keď problémy a výzvy, na ktorých spoločne pracujete, spôsobujú nepohodlie, úzkosť alebo strach. Tieto emócie však z pracoviska tak skoro nezmiznú. Začnite teda teraz praktizovať facilitáciu a budete si môcť overiť svoju pracovnú kultúru v budúcnosti pre rozmanitejší a rýchlejšie sa rozvíjajúci svet, ktorý sa uberá našou cestou.


Brandon Klein je spoluautorom Uľahčenie spolupráce: Poznámky k uľahčeniu pre skúsených spolupracovníkov . Bývalý vedúci spolupráce pre Fortune 100 bol spoluzakladateľom Collaboration.Ai, ktorá používa údaje na zlepšenie výkonnosti tímu. Brandon je tiež partnerom spoločnosti The Difference Consulting.